1.3 Document : création, édition, sauvegarde, rappel

LOW – 30/03/2018 – 2

Logiciel et version

Windows 10 ;

LibreOffice 5.3.7  (https://fr.libreoffice.org/) ;

Plan de la fiche

1. Pour créer un nouveau document

2. Entrer et modifier le texte

2.1 Texte à la volée

2.2 Insertion ou écrasement

2.3 Mise en forme

3. Sauvegarder son travail

3.1 Enregistrer

3.2 Enregistrer le fichier distant

3.3 Enregistrer sous…

3.4 Sauvegardes automatiques

4. Rappeler un document

Préalables

PRT 1.2 Conventions

PRT 1.3 Procédures 

1. Pour créer un nouveau document

LibreOffice n’est pas ouvert

Je lance LIbreOffice comme nous l’avons vu au chapitre précédent, en choisissant Créer un nouveau document Writer.

LibreOffice est ouvert

À partir de n’importe quel document ouvert dans n’importe quel module :

Dans le menu général : ▼ Fichier ▼ Nouveau… ▼ Document texte [Ctrl+ N].

Ou pus rapidement encore : [Ctrl+ N].

 

La procédure se termine dans les deux cas par l’ouverture d’une nouvelle fenêtre, vierge de texte.

2. Entrer et modifier le texte

La frappe du texte dans la zone d’édition se fait en fonction d’un certain nombre de paramétrages que la standardisation nous font trop facilement oublier.

2.1 Texte à la volée

Le texte est composé à la volée. Tout caractère tapé au clavier se met à la place du point d’insertion, positionnant celui-ci automatiquement à sa suite.

Si la distinction entre point d’insertion et curseur n’est pas encore claire pour vous, je vous invite à consulter mon dictionnaire pour ces deux termes (PRT 2.1 Dictionnaire/#curseur et PRT 2.1 Dictionnaire/#point-insertion). La fiche BPMI 4.1 La saisie des informations est un référentiel incontournable qu’il faut connaître.

En traitement de texte, on peut donc mettre du texte n’importe où dans le document existant. Il suffit, avant la frappe, de poser le point d’insertion à l’endroit où l’on veut que le caractère se mette.

En revanche, on ne peut pas mettre du texte n’importe où dans la page vide. Au départ, le premier caractère tapé se met en tête de page. Et quand le point d’insertion est en fin de texte, le nouveau texte se met à sa suite.

2.2 Insertion ou écrasement

Il existe un mode différent de la frappe à la volée (insertion). C’est le mode écrasement.

En insertion, quand le curseur est au milieu du texte, le caractère tapé se met à la suite du point d’insertion, mais ce qui est important, c’est que tout le texte à droite (quand on écrit de gauche à droite) se décale pour lui faire de la place, sans qu’aucun caractère ne soit perdu.

En écrasement, le point d’insertion est remplacé par la mise en négatif du caractère cliqué. Le caractère tapé va écraser ce caractère en négatif ; et le caractère suivant devient en négatif ; si bien qu’un nouveau caractère tapé l’écrasera à son tour, etc.

 

Ces deux modes fonctionnent en bascule : c’est soit l’un, soit l’autre. Par défaut, le mode insertion est activé.

 

Je peux basculer de deux manières :

Au clavier :

[Inser] : le mode insertion passe en basculement et inversement.

Avec la souris :

Dans la barre d’état: ▼ dans la zone à droite de la langue du texte (zone vers le milieu à droite) le mode insertion (rien n’est affiché) bascule en mode écrasement (Écraser est affiché) ou inversement.

2.3 Mise en forme

Un texte composé en traitement de texte comprend deux types d’informations : le contenu visible et les caractères de contrôle, normalement invisibles, mais dont on voit les effets.

Le texte visible comprend les caractères tapés et d’autres insertions (images, graphiques, etc.).

Les commandes mettent le texte en forme. Par exemple, la touche [Entrée] occasionne un saut de ligne. Le caractère de contrôle correspondant (ascii 10) est posé dans le texte à la volée quand on tape [Entrée]. Il est invisible, mais on en voit son effet. Si je diminue la largeur de la zone d’édition, le texte sera réarrangé mais mon saut de ligne toujours à la même place dans le texte, après le caractère où je l’ai tapé. D’autres commandes usuelles : [Ctrl+ Entrée] enregistre un saut de page. [Tab] enregistre un saut sur le prochain tabulateur.

Il ne faut pas confondre ces caractères de contrôle avec les touches particulières pilotant la saisie, comme par exemple [Retour arrière]. Cette touche ne pose rien dans le texte ; elle se contente de supprimer le caractère précédant le point d’insertion. [Suppr] supprime le caractère suivant le point d’insertion.

Il ne faut pas non plus les confondre avec les touches particulières de direction (flèches ▲, ►, ▲, ◄, [Début], [Fin], [page ▲] ou [page ▼] qui ont pour seul effet de déplacer le point d’insertion dans la zone d’édition.

3. Sauvegarder son travail

La saisie d’un texte en traitement de texte se joue en mémoire. Si une panne de courant arrête brutalement l’ordinateur, la saisie est perdue. Plusieurs commandes existent pour sauvegarder un document.

3.1 Enregistrer  [Ctrl+ S]

Dans le menu général: ▼ FichierEnregistrer.

ou encore avec [Ctrl+ S].

 

Si le document à sauvegarder était en modification, le nouveau fichier écrase le fichier précédent sans prévenir. L’opération est terminée.

 

Si le document à sauvegarder est un nouveau document, le système exécute en fait la commande Enregistrer sous… (voir ci-après).

3.2 Enregistrer le fichier distant…

Permet de sauvegarder le fichier sur un cloud directement.

3.3 Enregistrer sous… [Ctrl+ Maj+ S]

Cette commande laisse le fichier chargé en début de travail dans son état initial et crée un nouveau fichier, résultat du travail.

Dans le menu général: ▼ FichierEnregistrer ;

<[Enregistrer sous] : fenêtre classique pour choisir un dossier dans l’explorateur de fichier ; je commence par choisir le dossier de destination ; si nécessaire, je peux créer un nouveau dossier ;

Nom du fichier : [Nom que je donne à mon document sur le disque];

Type : {Texte ODF (.odt) (*.odt)} (mais d’autres choix sont possibles dans d’autres cas);

Extension automatique du nom de fichier;

▼ ◄ Enregistrer ►.

Important : la commande Enregistrer sous… ne ferme pas la fenêtre du texte. Il est donc possible de continuer la saisie.

Seulement, il faut bien comprendre que le document en cours n’est plus le document initial, mais celui qui vient d’être indiqué dans Enregistrer sous… Si la saisie continuée était sauvegardée ensuite avec Enregistrer simple, ce serait le dernier document qui serait écrasé, et non le document initial.

3.4 Sauvegardes automatiques

LibreOffice prévoit un enregistrement de précaution (appelés sauvegardes automatiques) régulièrement pendant le travail. Si pour quelque raison que ce soit, l’application est interrompue brutalement, ou si l’ordinateur est mis hors tension brutalement, à la réouverture de LibreOffice, l’application propose de récupérer le ou les documents sauvegardés de cette façon. Ils sont rechargés dans la fenêtre dans l’état où ils étaient lors de leur dernière sauvegarde automatique. On peut continuer de travailler et les sauvegarder normalement.

La fréquence de ces sauvegardes automatiques est paramétrable :

Dans le menu général : ▼ OutilsOptions…Chargement/EnregistrementGénéral ;

Enregistrer
▣ enregistrer les informations de récupération automatiques toutes les :
♫ NNN Minutes ;
▼ ◄ OK ►.

Quelle fréquence adopter ? On serait tenté de mettre un nombre de minutes le plus petit possible pour perdre le moins de travail. Il faut seulement savoir que lorsqu’une sauvegarde automatique se fait (ce qui, en fonction de la longueur du document, peut prendre une ou deux secondes), le programme est en pause : ce qui est tapé n’est pas pris (le texte comme les clics sur des boutons). Pour une dactylo experte, c’est pénalisant. Un compromis est à trouver en fonction de votre vitesse de frappe.

4. Rappeler un document

Je rappelle un document existant pour le modifier ou tout simplement le consulter.

Avec l’explorateur de fichiers :

J’ouvre l’explorateur de fichiers;

Je me positionne dans le dossier contenant le document cherché;

▼▼ [fichier cherché];

<[nom du fichier] Libre Office Writer (nouvelle fenêtre); le document apparaît dans la zone principale, positionné au début.

Quand LibreOffice est ouvert, à partir de n’importe quel document de n’importe quel module :

– [Ctrl+ O (lettre O)] affiche l’explorateur de fichiers pour trouver le document à ouvrir.

– Pour un document récemment enregistré :

Dans le menu général: ▼ FichierDerniers documents utilisés ▼ [le document que je cherche]: le document s’affiche dans une nouvelle fenêtre LOW.

Cette méthode est bien pratique. La liste contient les documents tous modules confondus. Le nombre de ligne dans la liste est paramétrable par un expert ; par défaut = 25.

Informations complémentaires

Liens

PRT 2.1 Dictionnaire

BPMI 4.1 La saisie des informations

 

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