LOW 31/03/2018 – 2
Logiciels et version
LibreOffice : 5.3.7.2
Plan de la fiche
1.2 Présupposés des modèles LOW
2. Gestion classique des modèles avec LOW
2.2 Créer un nouveau document à partir d’un modèle
2.4 Gérer les catégories de modèles
2.5 Modifier un document créé avec un modèle
2.6 Répercuter les modifications d’un modèle sur ses documents
3.3 Créer un nouveau document à partir d’un modèle .ott
3.5 Conséquence de la modification d’un modèle .ott
3.6 Importation et exportation de modèles
4.1 Pour créer un nouveau document à partir d’un document en lecture seule
4.2 Pour modifier un document déclaré en lecture seule
4.3 Relations entre un document en lecture seule et les autres documents créés à partir de lui
Préalables
1. Approche théorique
1.1 Définition
Un modèle (template en anglais) est un document destiné à servir de moule pour de nouveaux documents. Ce moule contient des styles, des zones pré-paramétrées, un système de Numérotation des chapitres, des textes, des cadres, etc. Voici deux exemples :
- Papier à en-tête : l’adresse et toutes les informations figées de l’en-tête sont enregistrées dans le modèle ; tout document créé avec ce moule comportera ces informations de la même manière que du papier imprimé par un imprimeur ;
- Formulaire : l’intitulé des questions est enregistrée dans le moule ; chaque document créé avec le moule servira à construire un questionnaire destiné à recevoir les réponses en regard des questions.
1.2 Présupposés des modèles LOW
LOW gère les modèles à partir de deux présupposés.
Chaque utilisateur gère ses propres modèles.
Les autres utilisateurs n’ont pas à connaître ces modèles. Ils sont donc considérés comme confidentiels.
Le modèle par défaut, utilisé par LOW pour ouvrir un nouveau document quelconque, est donc propre à chaque utilisateur.
Néanmoins, les modèles peuvent être accessibles à tous
Dans la gestion des modèles, tout est prévu pour que les modèles, a priori confidentiels, soient accessibles à tous.
Position personnelle
Les modèles conçus par LOW s’adaptent à des environnements collectifs cultivant l’identité personnelle de chaque utilisateur. En dehors de ce cas d’école, la gestion des modèles ne se justifie que pour mettre au point un modèle par défaut.
Les concepteurs de logiciels ont besoin de fournir des modèles pour rendre leurs produits attractifs. Il existe même un club de concepteurs de modèles LibreOffice.
En bons français, nous préférons faire nos modèles nous-mêmes. De plus, le niveau technique que vous donne ce guide (sans aucune prétention), vous autorise à les réaliser dans un cadre moins contraignant.
Conséquence pour la suite de cette fiche : je vais présenter la gestion des modèle classique et j’ajouterai deux compléments : comment banaliser les modèles et comment se passer astucieusement des modèles.
2. Gestion classique des modèles avec LOW
2.1 Créer un nouveau modèle
Un modèle est créé à partir d’un document ordinaire. Ce pourra être un document créé en vue d’en faire un modèle. Bien souvent, une fois terminé et utilisé, un document apparaît pouvoir servir de modèle. Il est donc logique de créer un modèle à partir de l’existant.
(Le document destiné à servir de modèle a été sauvegardé. Il est en mémoire);
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Modèles ► Enregistrer comme modèle…; <[Enregistrer comme modèle];
♪ Nom du modèle : xxx ; (je saisis le nom que je donne au modèle);
‡ Catégorie de modèle ‡
…
Les modèles personnels sont nécessairement classés par catégorie. La catégorie par défaut des modèles personnels s’appelle Mes modèles. L’utilisateur peut créer (voir plus bas) toutes les catégories qu’il souhaite.
…
(Je dois choisir une catégorie pour avancer : Mes modèles);
◩ Définir comme modèle par défaut;
…
À quoi sert un modèle par défaut ? Chaque fois que je demande de créer un nouveau document ([Ctrl+ N] ou fichier/ Nouveau/ Document), LOW ouvre un fenêtre en affichant mon modèle par défaut. En cochant cette case, j’indique que le modèle que je suis en train d’enregistrer doit désormais être considéré comme le modèle par défaut.
2.2 Créer un nouveau document à partir d’un modèle
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Nouveau ► Modèles [Ctrl+ Maj+ N]; <[Modèles]
Dans le bandeau du haut :
♪ Rechercher : (quand la liste des modèles est importante, permet de limiter les modèles affichés);
♫ Filtre : {Document} (la gestion des modèles est globale pour tous les modules LibreOffice : le filtre permet de sélectionner le module);
♫ (Catégorie) : (permet de choisir toutes ou un catégorie particulière);
Dans le corps de la fenêtre :
Chaque modèle est matérialisé par une grande icône avec son titre au-dessous.
▼▼ [modèle souhaité] : un nouveau document s’ouvre, vierge avec les données du modèle.
ou
▼ [modèle];
2.3 Gérer un modèle existant
[Ctrl+ Maj+ N] <[Modèles];
(je filtre éventuellement la liste des modèles comme ci-dessus);
▲ [le modèle à modifier];
Ouvrir : ouvre un nouveau document basé sur le modèle;
Éditer : ouvre le modèle comme un document ordinaire pour le modifier. Je sauvegarde ensuite mon travail avec [Ctrl+ S];
Définir par défaut : me permet de déclarer ce modèle comme le modèle par défaut;
Renommer : <[] pour changer le nom;
Supprimer : <[] demande de confirmation pour supprimer le modèle.
2.4 Gérer les catégories de modèles
Les catégories se gèrent dans la fenêtre de gestion des modèles.
Créer une nouvelle catégorie
Dans la fenêtre de gestion des modèles, en bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ;
▼ Nouvelle catégorie;
<[] ♪ Saisir le nom de la nouvelle catégorie;
▼ ◄ OK ►.
Renommer une catégorie :
Dans la fenêtre de gestion des paramètres : je sélectionne en haut à droite la catégorie à renommer;
En bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ; ▼ Renommer la catégorie;
<[] ♪ Saisir le nom de la catégorie (le nom actuel est dans la zone);
▼ ◄ OK ►.
Supprimer une catégorie
Dans la fenêtre de gestion des paramètres, en bas à gauche : ▼ ♥[Paramètres]♥ ;
▼ Supprimer la catégorie;
<[Supprimer la catégorie] ‡ Sélectionner la catégorie ‡ : ▼ sur la catégorie à supprimer;
Si cette catégorie contient des modèles : <[demande de confirmation pour supprimer les modèles]; en cas de refus, la catégorie n’est pas supprimée.
Pour déplacer des modèles d’une catégorie dans une autre
Dans la fenêtre de gestion des paramètres, j’affiche la catégorie pour voir les modèles à déplacer;
▼ sur le modèle à déplacer (ou [Ctrl+ A] pour les sélectionner tous);
Sur la ligne du bas :▼ ♥Déplacer♥;
<[Choisir une catégorie] : ▼ sur la catégorie d’accueil ou je crée une nouvelle catégorie.
Pour exporter ou importer des modèles
2.5 Modifier un document créé avec un modèle
Les documents créés à partir d’un modèle sont gérés comme des documents ordinaires. Le fait qu’ils aient été créés à partir d’un modèle n’y change rien.
Donc toute modification d’un document ordinaire, créé initialement à partir d’un modèle, ne change rien, ni à la méthode de modification de ce document, ni au modèle d’origine.
2.6 Répercuter le modification d’un modèle sur ses documents
Cette question n’a d’intérêt que si au moins un document DDD a été créé à partir d’un modèle MMM modifié après la création de DDD.
Modifier un modèle tant qu’aucun document n’a pas encore été créé avec lui, n’entraîne aucune conséquence en dehors de ce modèle modifié.
Quand je valide la modification d’un modèle déjà utilisé pour créer des documents, rien ne se passe, à ce moment, pour ces documents. Un document créé à partir d’un modèle n’est pas modifié automatiquement quand ce modèle est lui-même modifié.
Cependant, quand j’ouvre un document DDD, créé avec un modèle MMM modifié depuis la création de DDD, LOW propose avant d’afficher le document DDD, une fenêtre
<[LibreOffice numéro de version]:
‘Le modèle [MMM] sur lequel le document est basé, a été modifié. Voulez-vous actualiser le formatage basé sur les styles en fonction du modèle modifié ?’
◄ Actualiser les styles ►, ◄ Conserver les anciens styles ►;
Si je ferme la fenêtre, cette action est identique à ▼ ◄ Conserver les anciens styles ► ;
Actualiser les styles
Le document est alors ouvert en ayant appliqué les modifications. Je peux donc vérifier l’effet produit.
Si cela me convient, quand je validerai mon travail, ce document sera désormais considéré par le modèle comme à jour.
Si cela ne me convient pas, je ferme le document sans le valider. Et je l’ouvre une nouvelle fois en choisissant l’autre option : Conserver les anciens styles.
Conserver les anciens styles
Le document est ouvert sans appliquer les modifications de modèle. Quand je validerai mon travail ensuite, le document sera marqué comme étant à jour par rapport au modèle. La fenêtre d’avertissement ne sera plus affichée lors de ouvertures ultérieures.
Que comporte l’actualisation des modifications du modèle ?
Quand je crée un nouveau document à partir d’un modèle, tout ce qui est présent dans le modèle se retrouve dans le document vierge.
Quand j’actualise la modification d’un modèle dans un document créé avant cette modification :
- Les modifications de tous les styles (paramétrées ou enregistrées avec le menu Format) sont toutes transférées ; il s’agit bien de tous les types de styles ;
- Les modification dans l‘En-tête et le Pied de page sont transférées ; il s’agit du contenu, des formats, en bref, de tout le contenu des en-têtes et pieds-de-page ;
- En revanche, les modifications de texte dans la zone principale ne sont pas transférées.
Ces effets sont logiques. Il faut bien les intégrer pour éviter quelques désagréments.
En résumé :
- Un modèle convient parfaitement pour remplacer des documents pré-imprimés : tout ce qui est pré-imprimé (comme dans un papier à en-tête) doit être mis dans le modèle.
- Un modèle convient aussi, et surtout, pour proposer un document avec toutes une batterie de styles pour la mise en forme du document. Sur ce plan, styles et modèles sont intimement liés.
3. Banaliser les modèles
Dans ce paragraphe, je reste utilisateur des fonctionnalités des modèles, mais dans un cadre plus proche du système et avec des modèles accessibles à tous ceux qui ont accès à mes fichiers.
3.1 Les documents .ott
Bien qu’ils se présentent comme des documents ordinaires, les modèles sont différents, on s’en doute. Et cette différence est caractérisée par une extension propre : ‘.ott’ alors que les documents ordinaires ont une extension ‘.odt’. Le ‘d’ de document est transformé en ‘t’ comme template.
Ces documents .ott, comme n’importe quel autre fichier, peuvent être enregistrés n’importe où, sans contrainte.
3.2 Créer un document .ott
Je peux créer un document .ott à partir d’un document ordinaire, au moment de la validation. Si je pars d’un document existant que j’ai modifié, j’enregistre ce document avec ses modifications. Ensuite, je corrige ce qui doit l’être pour que mon document devienne un modèle :
(Mon document est prêt pour être enregistré comme modèle);
[Ctrl+ Maj+ S] ou ▼ Fichier ▼ Enregistrer sous…;
<[Enregistrer sous…] ;
♪ Nom du fichier : [le nom que je veux donner au modèle];
♫ Type : {Modèle de texte ODF (.ott)(*.ott)};
▣ Extension automatique du nom de fichier;
▼ ◄ Enregistrer ►.
Précisions
Ce modèle fonctionne de la même manière que les modèles créés dans le contexte précédent, lorsqu’il s’agit de créer un nouveau document à partir de lui.
Mais ce modèle n’est pas enregistré dans mon répertoire personnel de modèles. Si j’affiche la fenêtre de gestion des modèles étudiée au paragraphe précédent, il sera absent (du reste, il n’a pas de catégorie). Il ne pourra donc pas être géré, dans l’état, dans la fenêtre de gestion des modèles.
Étant présent dans l’explorateur, il sera accessible à tous les utilisateurs qui auront accès à mes fichiers.
3.3 Créer un nouveau document à partir d’un modèle.ott
À partir de l’explorateur :
▼ sur le modèle.ott :ouvre un nouveau document vierge avec les données du modèle.ott intitulé San nom 1.
ou
▲ sur le modèle.ott ▼ Nouveau : même effet.
À partir de LibreOffice (ouvert avec un document quelconque) :
3.4 Gérer un modèle.ott
Puisqu’à chaque fois que j’ouvre un modèle.ott, c’est un nouveau document qui apparaît, comment faire pour modifier un modèle.ott ?
À partir de l’explorateur :
▲ sur le modèle.ott ▼ ouvrir : modèle.ott est dans la fenêtre du traitement de texte comme un document ordinaire.
À partir de LibreOffice :
Dans Menu : ▼ Fichier ▼ Ouvrir <[Explorateur];
▲ sur le modèle.ott ▼ Ouvrir (comme ci-dessus).
Je repère bien les ▲ : ils sont essentiels. Je travaille sur modèle.ott comme sur un document ordinaire. Je sauvegarde mon travail avec [Ctrl+ S] (l’extension .ott, déjà connue, est conservée).
3.5 Conséquences de la modification d’un modèle .ott
Ces conséquence sont identiques à celles que nous avons vues ci-dessus. Le fait de gérer des modèles.ott en direct ne change rien aux relations entre un modèle et les documents créés à partir de lui.
3.6 Importation et exportation de modèles
Nous avons vu plus haut que les modèles gérés dans l’environnement LOW n’étaient pas accessibles facilement dans l’explorateur.
L’exportation permet de copier un modèle présent dans la fenêtre de gestion des modèles n’importe où sur le disque.
Dans la fenêtre de gestion des modèles ([Ctrl+ Maj+ N] : je choisis le filtre et la catégorie pour afficher le modèle queje veux exporter;
▼ sur le modèle à exporter;
Dans la ligne du bas, à droite : ▼ Exporter;
<[Sélectionner un chemin] : je choisis le chemin du dossier dans lequel je veux copier le modèle;
<[1 modèle exporté avec succès]; ▼ ◄ OK ►.
Précisions :
- Pour pouvoir exporter un modèle, celui-ci ne doit pas être en cours d’édition, ni servir à créer un document en cours. Je ferme ces fenêtres avant d’engager l’exportation.
- [Ctrl+ A] dans la fenêtre sélectionne tous les modèles pour les exporter en une seule opération.
L’importation est l’opération inverse.
Dans la fenêtre de gestion des modèles, en bas à droite, le bouton ♥ Importer ♥ est toujours accessible.
Pour importer un modèle.ott dans la fenêtre de gestion des modèles, j’ouvre cette fenêtre [Ctrl+ Maj+ N];
Dans la ligne du bas, à droite : ▼ ♥Importer♥;
<[Choisir une catégorie] : je choisis la catégorie dans laquelle je veux mettre modèle.ott que j’importe ; si elle n’existe pas, je peux la créer;
▼ ◄ OK ► (pour valider la catégorie);
<[Ouvrir] : l’explorateur me permet de trouver le modèle.ott à importer;
▼▼ sur modèle.ott ou ▼ sur modèle.ott et ▼ Ouvrir;
(L’importation est automatique).
Précisions :
Quand un modèle existe à la fois dans la fenêtre de gestion des modèles et dans mes dossiers habituels sous la forme modèle.ott, il s’agit de deux fichiers différents, autonomes. Cette situation est à proscrire, en particulier si un des modèles doit être modifié avec des documents basés dessus. En bref : il faut choisir son mode de gestion des modèles.
4. Pour faire plus simple
Personnellement, je n’utilise les modèles que pour gérer mon modèle par défaut de document vierge.
Je remplace les modèles par des documents ordinaires que j’enregistre sur mon disque en ‘lecture seule‘.
Mon document a été sauvegardé sur le disque;
Dans l’explorateur : ▲ sur ce document;
▼ Propriétés;
<[Propriétés de: xxx];
| Général |
Dans le dernier pavé :
‡ Attributs ‡ ▣ Lecture seule;
4.1 Pour créer un nouveau document à partir d’un document en lecture seule
J’ouvre le document normalement.
Étant en lecture seule, je ne peux que le lire ! Ma première opération consiste donc à enregistrer sous… ce document. C’est l’occasion de lui donner un nom et un dossier d’accueil. Après cette Enregistrer sous…, mon nouveau document est toujours dans la fenêtre LOW où je peux travailler normalement.
4.2 Pour modifier un document déclaré en lecture seule
Avant d’appeler le document dans LOW, je décoche la case Lecture seule dans ses propriétés. L’opération est suffisamment rare pour ne pas être pénalisante.
4.3 Relations entre un document en lecture seule et les autres documents créés à partir de lui
Il n’y a aucune relation entre eux.
Si dans certains contextes, cette situation n’est pas acceptable, j’ai toujours la solution d’utiliser un document source en .ott.