LOW – 20/04/2018 – 2

Logiciels et version

LibreOffice : 5.3.7.2

Plan de la fiche

1. Le concept de base de données

2. Procédure générale ce composition d’étiquettes adresses

2.1 Je choisis la planche d’étiquettes

2.2 Je dessine les étiquettes sur la planche en traitement de texte

2.3 Je rédige l’étiquette de base

2.4 Je synchronise l’étiquette de base avec les autres étiquettes de la planche

2.5 Je crée le document final

3. Associer une base de données à la planche

3.1 La base de données doit exister et être accessible

3.2 La base de données doit être reconnue par LibreOffice

3.21 Démarche basique de reconnaissance

3.22 Reconnaissance d’un classeur comme base de données

3.23 Gestion des bases de données reconnues

3.3 Associer une base à la planche

3.4 Précisions sur l’association base/planche

4. Générer une vignette de base

4.1 Préalables

4.2 Processus d’insertion des champs

4.3 Mise en forme de la vignette de base

4.4 Synchroniser les étiquettes de la planche

5. Sortie des étiquettes adresses

5.1 Précisions préliminaires

5.2 Processus de sortie des étiquettes adresses

5.3 Impression des étiquettes

6. Quelques précisions

6.1 Simplicité et fiabilité

6.2 Association planche/base de données

6.3 Les sources de données

6.31 Les sources de données en traitement de texte

6.32 Utilisation avec les planches d’étiquettes

6.33 Utilisation lors de la sortie

6.331 Sélection des enregistrements concernés

6.332 Génération du fichier avec les enregistrements sélectionnés

6.4 Quelques problèmes vite résolus

6.41 Une page blanche dans le fichier généré entre deux pages correctes

6.42 Que faire du fichier.odb dans Mes Documents ?

6.43 Génération en plusieurs vagues

6.44 Et les assistants ?

 

Préalables

4.3 Composer des cartes de visite

Présentation

Dans cette section, nous abordons une extension très importante du traitement de texte : les documents personnalisés. Dans ces documents, des champs particuliers permettent de récupérer les informations d’une base de données. Ce qui suppose en amont, une gestion de cette base ; et au niveau de la sortie du document, un assemblage dynamique qui répète le document à chaque élément de la base de données. Voilà les ingrédients de cette recette délicate des documents personnalisés : une base, un document avec des champs particuliers, une sortie répétitive synchronisée avec le défilement des informations.

1. Le concept de base de données

Dans sa forme classique, une base de données (BDD) est un ensemble de tables. Une table regroupe des articles qu’on appelle aussi des enregistrements. Les enregistrements sont composés de champs destinés à recevoir des informations. Ils sont accessibles par un index.

En général, tous les enregistrements ont la même structure. Les champs sont désignés par un nom, comme les variables en algèbre (‘X’) ; ces champs enregistrent des informations qui sont variables d’un enregistrement à l’autre (X = 12 : 12 est le contenu d’un champ).

Un tableau de tableur peut être considéré comme une base de donnée. Chaque feuille du tableau est une table. Dans cette table, chaque ligne du tableau est un enregistrement. Sur cette ligne, chaque colonne est un champ. Le contenu d’une cellule, au croisement d’une ligne et d’une colonne contient l’information de base. Le nom des champs, indispensable pour accéder à l’information de base, est généralement enregistré sur la première ligne de la feuille. L’index est le numéro de ligne.

Pour les étiquettes-adresses que nous étudions ici et les lettres personnalisées que nous verrons dans la fiche suivante, LibreOffice associe au document à imprimer une base de données. Dans ces deux cas, nous allons utiliser un tableau LibreOffice Calc.

2. Procédure générale

Pour imprimer des planches d’étiquettes adresses avec une étiquette différente par destinataire, la procédure générale est voisine de celle des cartes de visite. J’indique ici ce qui change.

2.1 Je choisis la planche d’étiquettes

Cette étape est identique à celle des cartes de visite.

2.2 Je dessine les étiquettes sur la page de traitement de texte

Dans cette étape, je commence par associer la base de données à mes étiquettes. Cette opération est décrite ci-après (3.¹). Je poursuit comme pour les cartes de visite en dessinant la planche et je termine par ▼ ◄ Nouveau document ►.

2.3 Je rédige l’étiquette de base

Rédaction identique à celle des cartes de visite, sauf que l’essentiel des informations sont des champs de la base de données. Cette insertion de champs est détaillée ci-après (4.2¹).

2.4 Je synchronise l’étiquette de base avec les autres étiquettes de la page

Aussi simplement que pour les cartes de visite.

2.5 Je crée le document final

Pour chaque enregistrement de la base de données sélectionnée, une étiquette personnalisée est préparée. Plusieurs pages d’étiquettes peuvent être générées. Ce document est sauvegardé pour être imprimé ensuite.

3. Associer une base de données à la planche ↑¹

La base de données à associer à la planche :

• doit exister ;
• doit être accessible (sur le disque ou en réseau) pendant tout le processus de composition ;
• et doit être reconnue par LibreOffice.
  

3.1 La base de données doit exister et être accessible

Si la base de données n’existe pas, je la crée en dehors du traitement de texte.

Si elle est sur un poste en réseau, je vérifie son accessibilité pendant tout le processus de composition des étiquettes.

Pour notre exemple, j’utilise un classeur LibreOffice Calc (fichier .ods), contenant la feuille qui nous intéresse, intitulée Formation. Cette feuille présente les colonnes : Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2 (deuxième ligne adresse), CDP (Code postal), Ville. Ce classeur intitulé BDD_etiq_1.ods est présent dans le dossier Mon_dossier.

Notez que la suite LibreOffice gère aussi les bases de données (les fichiers ont une extension .odb). Nous allons donc trouver dans notre parcours des expressions et un vocabulaire propre aux bases de données ; je l’adapterai au tableur, puisque nous allons utiliser ce genre de base.

3.2 La base doit être reconnue dans LibreOffice

Il existe sur mon système un très grand nombre de classeurs qui pourraient servir de base de données. Tous ne sont pas reconnus comme bases de données par LibreOffice. Il y a donc une démarche volontaire à faire pour cette reconnaissance ; elle se fait dans LibreOffice.

3.21 Démarche basique de reconnaissance d’une BDD

Cette démarche basique ne nous convient pas. Nous avons choisi un classeur comme base de données (.ods), et ici, le paramétrage concerne des bases de données (.odb).

3.22 Reconnaissance d’un classeur comme BDD ↑¹ ↑²

Pour qu’un classeur soit reconnu comme base de données associée à une planche d’étiquettes personnalisées :

En fait, LOW crée une base de données à partir de cette opération qu’elle enregistre dans le dossier déclaré Mes Documents dans les options. Elle porte le nom du classeur avec un suffixe indicé à partir de 0. Cela est transparent et je n’ai pas à m’en soucier.

3.23 Gestion des bases de données reconnues

Dans le tableau des bases de données reconnues par LibreOffice, plusieurs opérations sont possibles:

3.3 Associer la base à une planche

Maintenant que notre base existe et qu’elle est reconnue par LOW, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet : associer la base à la planche. Nous revenons à la fenêtre Étiquettes.

Quand la base de données est un classeur, il faut préciser sur quelle feuille de ce classeur, les informations doivent être lues. La zone pour préciser cette feuille est appelée ici Table par référence aux vraies bases de données.

Il est important que les deux zones Base de données et Table soient servies. Si des manipulations bizarres ont eu lieu, il est préférable de fermer le programme et de le rouvrir pour vérifier. Si l’anomalie persiste, il faut recommencer la reconnaissance de la base de données (3.22 ci-dessus).

La saisie des autres zones des 3 onglets de cette fenêtre est analogue à celle des cartes de visite.

Je conclus le travail :

Je sauvegarde ce document vierge avant de poursuivre, par exemple dans Mon_dossier, avec le nom : planche_etiq_1_vierge. En cas de souci par la suite, plutôt que d’avoir à revenir à la fenêtre Étiquettes, il me suffira de rouvrir ce document planche_etiq_1_vierge pour repartir.

3.4 Précisions sur l’association base/planche

Pour faire simple, cette association est un lien.

Si je modifie la base de données, et si je veux bien entendu que les modifications soient prises en compte par la planche, il me suffit de fermer la planche au cas où elle serait restée ouverte pendant la modification et de la rouvrir. Le système demande alors si je veux mettre à jour les données de la base sur la planche, je réponds Oui et ma planche est à jour avec la base.

Je peux aussi vouloir associer un autre classeur que le classeur original. Il est toujours possible de modifier une association. Seulement, le menu (Édition, Changer de base de données…) n’est pas accessible à partir d’une planche déjà associée à une base. Pour rendre ce menu disponible, il suffit de faire une modification de la planche (par exemple, ajouter une espace à la fin d’une ligne de la première vignette). Cette astuce est intéressante quand la même planche est utilisée avec des bases différentes.

4. Générer une vignette de base

Dans le nouveau document, je vais rédiger la première vignette comme pour les cartes de visite (en haut à gauche), en insérant des champs de base de données et des commandes pour dérouler les enregistrements de la base.

La planche vierge est affichée, soit à la suite de l’opération précédente, soit après que j’ai rechargé le fichier correspondant (planche_etiq_1_vierge).

4.1 Préalables

Pour me permettre de suivre au mieux mes insertions, je vérifie que la trame des champs est affichée ([Ctrl+ F8] actif) et que les noms des champs ne sont pas affichés ([Ctrl+ F9] inactif).

Les champs insérés apparaîtront avec leur trame sous la forme <nom du champ>. C’est suffisant. Alors qu’avec [Ctrl+ F9], ce serait tout le chemin d’un champ qui serait affiché : le chemin du classeur, la feuille et le champ. Intitulés beaucoup trop longs pour tenir dans une vignette.

 

J’ouvre la fenêtre d’insertion de champs :

Cette fenêtre va rester ouverte pendant toute la composition de la première vignette, me permettant de passer rapidement de l’une à l’autre.

Important : quand j’ai un geste à faire dans une fenêtre, celle-ci doit être active. Il n’y a qu’une seule fenêtre active à la fois. Pour activer une fenêtre, je clique n’importe où dans sa surface, de préférence sur une zone vide. Une fenêtre inactive se repère avec sa barre de titre transparente.

Je vais dans un premier temps insérer mes champs sans me préoccuper de la mise en forme autre que les espaces ou interlignes entre champs. Je reviendrai ensuite pour améliorer la présentation.

4.2 Processus d’insertion des champs ↑¹

1. J’active le document ;

2. Je pose le point d’insertion là où je veux insérer un nouveau champ;

3. j’active la fenêtre d’insertion :

4. J’active le document et je saisis ce qui doit venir après le champ que je viens d’insérer (texte, espace, saut de ligne, etc.). Je reviens au point 2 pour le champ suivant.

5. Quand j’ai inséré tous les champs, j’ouvre une dernière ligne en fin de vignette, avec le point d’insertion en début de ligne; j’active la fenêtre d’insertion;

Cette dernière insertion est une commande pour la lecture de la base. C’est grâce à elle que la vignette suivante sera chargée avec les informations de la ligne suivante du tableau.

Dans la vignette, cette commande est visible seulement avec une trame de champ d’une espace.

4.3 Mise en forme de la vignette de base

Quand tous mes champs sont en place, je peux me consacrer à la mise en forme de la vignette.

 

Je retiens que la longueur réelle d’un champ sera différente de celle de l’intitulé du champ. Et qu’il me faut, en conséquence adapter la taille des polices, les interlignes, et prévoir éventuellement des débordements à la ligne qui augmenteront la hauteur du texte.

 

Les champs, quel que soit leur mode d’affichage, sont considérés par le traitement de texte comme un caractère unique. Il faut s’en méfier pour les déplacements du point d’insertion : il suffit d’un coup de flèche à droite ou d’un coup de flèche à gauche pour passer ‘par-dessus’ un champ ! C’est pratique et rapide pour les suppressions (en avant avec un seul coup de [Suppr] ou en arrière avec un seul coup de [Ret Arrière]). C’est pratique aussi pour les sélectionner et leur appliquer un format de type Caractère.

 

Concernant le champ Enregistrement suivant : ce champ est essentiel pour que le système déroule le tableau ligne à ligne. Omis, toutes les vignettes auront les informations de la même personne. Mis deux fois, les étiquettes ne seront imprimées que pour une personne sur deux. Je n’oublie pas que ce champ doit être le dernier caractère de la vignette, c’est à dire au début de la dernière ligne, avec rien derrière.

4.4 Synchroniser les étiquettes de la planche ↑¹

Comme pour les cartes de visite, il suffit de cliquer sur le bouton flottant ◄ Synchroniser les étiquettes ►.

Si des corrections doivent être apportées ensuite, il suffit de les enregistrer dans la première vignette et de synchroniser ensuite.

Par précaution, je sauvegarde mon travail en intitulant le fichier Planche_etiq_1_champs.

5. Sortie des étiquettes adresses

5.1 Précisions préliminaires

LOW parle d’impression, mais ce terme, ici, est inadéquat. L’impression concerne le transfert d’une information numérisée (en fichier) sur un papier lisible. À cette étape de la sortie des étiquettes personnalisées, il s’agit en fait de générer un fichier d’étiquettes personnalisées. C’est l’impression de ce fichier qui se fera sur les étiquettes.

Pourquoi passer par une fichier alors qu’il est possible d’imprimer les étiquettes personnalisées directement ? Pour plusieurs raisons.

D’abord, pour faire des tests, il est plus rapide et plus économique de voir le résultat dans un fichier plutôt que sur du papier.

Ensuite, il est possible de corriger un fichier (qui est un document classique) ponctuellement. C’est plus rapide que de corriger la base et de recommencer le processus.

Enfin, par souci pédagogique. Quand vous maîtriserez la sortie de vos étiquettes personnalisées (et plus tard, vos mailings personnalisés) avec la procédure que j’ai indiquée ici, il vous sera très facile d’imprimer directement vos documents personnalisés.

La planche obtenue à l’étape précédente (planche_etiq_1_champs) ne montre aucune information personnalisée. C’est frustrant, j’en conviens, mais ce n’est pas grave.

5.2 Processus de sortie des étiquettes adresses ↑¹  ↑² ↑³

La planche planche_etiq_1_champs est dans l’état où nous l’avons laissée à la fin du paragraphe précédent. Je vais demander son impression :

Ce message est systématique quand le document à imprimer contient des champs de base de données. Il a varié au fil des versions, avec le même sens général. Le système a besoin de savoir s’il doit imprimer le document tel qu’il est visible (sans les données personnalisées) ou s’il doit enclencher l’impression des enregistrements de la base de données associée en utilisant comme matrice le document affiché, ce qu’il appelle ici une lettre formulaire.

 

Je reviendrai plus bas sur la description des deux pavés supérieurs. Je note que ma feuille Formation est bien sélectionnée sous Tables de BDD_etiq_1. Je reconnais à droite, les lignes de cette feuille.

Je peux fermer le document planche_etiq_1_champs.

5.3 Impression des étiquettes

Pour imprimer les étiquettes, il me suffit d’ouvrir le fichier qui vient d’être généré Doc_etiq_1_v1.

Pourquoi ‘v1’ en finale ? pour garder la trace des versions successives en cas de corrections manuelles de ce fichier. Voir plus bas, 6.43 Génération en plusieurs vagues¹.

Je vérifie que les étiquettes sont bien générées, qu’il n’y a pas de répétition, ni d’absents dans la liste. Si c’était le cas, il me faudrait revenir à l’insertion des champs et vérifier la présence du champ Enregistrement suivant.

Je fais ensuite un essai sur papier ordinaire en limitant l’impression à la première page. Je mire cette impression avec le gabarit (en posant le gabarit sur la page imprimée) pour vérifier que les impressions ne débordent pas les étiquettes. Sinon, il me faut revoir la mise en forme.

Je peux alors mettre mes planches d’étiquettes dans l’imprimante et lancer l’impression.

6. Quelques précisions

6.1 Simplicité et fiabilité

À l’expérience, le processus que j’indique dans cette fiche est de loin le plus simple et le plus fiable. Le problème avec les bases de données, c’est que le logiciel se croit obligé de proposer de pouvoir tout faire n’importe où. C’est inutile.

En conséquence, si dans ce processus, vous tombez sur une anomalie dont vous ne voyez pas la solution, reprenez le processus à l’étape précédente. C’est pourquoi je vous ai invité à sauvegarder votre travail à chacune de ces étapes. Au pire, reprenez le travail depuis le début. Ce sera plus rapide et plus simple que de chercher une solution.

6.2 Association planche/base de données

La réalité de cette association peut poser problème. J’ai eu l’occasion de préciser qu’il s’agissait d’un lien.

En fait, dans la fenêtre Étiquettes, nous déclarons une base de données associée à une planche. Cette déclaration ne crée pas le lien ; elle permet seulement au moment d’insérer des liens, d’avoir une base par défaut pour y trouver les champs. Cette déclaration est l’équivalent du menu utilisé pour changer une base de données vue en 3.22.

L’association réelle se fait à l’insertion d’un champ. En analysant le document, le système sait qu’une base est associée.

C’est cette base qui est disponible ensuite au moment de la sortie.

Pour information, on appelle fusion l’opération qui remplit les champs à chaque enregistrement avec les données réelles.

6.3 Les sources des données

Dans le processus de sortie (5.2¹) la fenêtre Mailing affiche en partie haute deux pavés :

• à gauche, la liste des bases de données reconnues par LOW. Chacune peut être déployée jusqu’au détail de ses tables.
• à droite, un tableau permettant de consulter les informations de la base sélectionnée à gauche. Ce tableau se présente un peu comme un classeur.

LOW appelle cet ensemble Sources de données.

6.31 Les sources de données en traitement de texte

En traitement de texte, les sources de données sont consultables. C’est intéressant pour vérifier l’origine des informations posées dans les champs.

Pour afficher les sources de données dans un document contenant des champs associés à une base de données : [Ctrl+ Maj+ F4].

Il est possible avec des manipulations qui dépassent le cadre que je me suis fixé dans ce manuel, d’intervenir directement dans la base de données pour corriger des informations, en supprimer, en rajouter. Si besoin, je préconise d’aller travailler directement dans le tableau. Nous avons vu que les corrections peuvent être automatiquement intégrés dans les champs.

Dans le tableau des sources de données, il est possible de sélectionner une autre base pour consulter ses informations. Mais ce n’est pas de cette façon que l’on change la base associée au document. Voir plus haut 3.22 Reconnaissance d’un classeur comme base de données¹.

6.32 Utilisation avec la planche d’étiquettes

Lors de la composition de la planche d’étiquettes, il est possible d’afficher la source des données pour voir ce que donne les informations réelles dans les champs. Pour ceux qui n’acceptent pas de rester frustrés en ne voyant que les noms de champs tant que le fichier des étiquettes n’est pas généré, c’est une solution.

Avant tout, je sauvegarde ma planche.

J’affiche ensuite les sources de données avec [Ctrl+ Maj+ F4].

Au dessus-du tableau, une bordée de boutons permet diverses opérations dans la base. Parmi eux, [Données dans les champs]. C’est un peu bucolique, mais ça marche.

Les informations réelles sont maintenant visibles. Seulement, ma planche d’étiquettes ne comprend qu’une page, et si ma base contient plus d’enregistrements que d’étiquettes dans la page, je ne peux pas voir les étiquettes qui dans le fichier généré seront sur les pages suivantes.

Attention : si je veux continuer de travailler la composition de ma planche après ce transfert des données dans les champs, il me faut fermer ma planche sans l’enregistrer et recharger celle que j’avais sauvegardée avant l’opération. Sans quoi, il me sera impossible d’ajouter ou supprimer des champs sans être confronté à des anomalies insolubles.

6.33 Utilisation lors de la sortie

Nous sommes ici dans le processus de sortie des étiquettes décrit ci-dessus en 5.2².

La source des données est affichée sans avoir besoin de le demander. Nous avons vu comment lancer la génération du fichier complet, c’est-à-dire, avec une étiquette par enregistrement de la base de données.

Il est possible de générer le fichier de sortie qu’avec certains enregistrements sélectionnés. Le processus se fait en deux temps.

6.331 Sélection des enregistrements concernés

Dans le tableau de la base de données, je clique dans la première colonne sur la ligne de l’enregistrement désiré. Elle apparaît en vidéo-inverse, indiquant qu’elle est sélectionnée.

Avec [Maj+ ▼] sur une autre ligne, tous les enregistrements entre le premier sélectionné et celui cliqué sont sélectionnés.

Avec [Ctrl+ ▼] l’enregistrement cliqué s’ajoute à ceux précédemment sélectionnés.

De la sorte, je peux constituer un panel complètement original.

J’explique aussi en 6.43 Génération en plusieurs vagues², comment utiliser la fonction d’auto-filtre.

6.332 Génération du fichier avec les enregistrements sélectionnés

6.4 Quelques problèmes vite résolus

6.41 Une page blanche dans le fichier généré entre deux pages correctes.

La planche d’étiquettes présente un défaut de paramétrage (dimensions supérieures à celle de la page imprimée, par exemple). Si la page suivant la page blanche est correcte (en contenu et en présentation), il est plus rapide de laisser les choses en l’état et de modifier un paramètre au lancement de l’impression :

6.42 Que faire du fichier .odb dans Mes Documents ?

Ce fichier est créé lors de la reconnaissance d’un classeur comme base de données.

Il est nécessaire au moins jusqu’à la génération du fichier des étiquettes.

Ensuite, il peut être supprimé sans hésitation. L’idéal est d’aller aussi dans les options de bases de données pour supprimer la base correspondante de la liste des bases reconnues. Car cette liste n’est pas mise à jour par les suppressions manuelles.

Au cas où, plus tard, j’aurais besoin de reprendre ma planche, il me suffira de répéter l’opération de reconnaissance de base de données comme nous l’avons vue en 3.22².

6.43 Génération en plusieurs vagues ↑¹ ↑²

Ce problème est rare en ce qui concerne les étiquettes adresses. Mais c’est un peu un cas d’école. J’en parle dans cette optique.

Après la première génération du fichier des étiquettes, il peut apparaître que les informations de certains enregistrements étaient erronés ou que des enregistrements étaient manquants.

Je fais les corrections dans la base. Le problème est de générer un nouveau fichier ne comprenant que les enregistrements corrigés.

J’appelle vagues ces générations successives de fichiers. Une nouvelle vague s’impose après des corrections.

Dans le tableau, pour identifier les vagues, j’ajoute une colonne que j’appelle Vague. Au départ, je remplis cette colonne avec {1} car tous les enregistrements sont supposés faire partie de la première vague. Ensuite, pour la deuxième vague, je mets cette colonne à {2} pour tous les enregistrements corrigés ou les nouveaux.

J’ouvre la planche sauvegardée avec les champs que j’ai appelée en 4.4¹, Planche_etiq_1_champs.

Je lance l’impression comme vu en 5.2³. Quand la fenêtre Mailing est ouverte, je vérifie que ma base présente bien la colonne Vague ajoutée.

Dans la bordée des boutons au-dessus, je vérifie qu’aucun bouton n’est actif (excepté le dernier : affichage des sources de données). Sinon, je les désactive.

Je cherche une ligne ayant un {2} en colonne Vague et ▼ dans la cellule de ce {2}.

Dans la bordée des boutons, ▼ ♥ premier entonnoir[Autofiltre] ♥.

Seules les lignes portant un {2} en colonne vague sont affichées. En ayant cliqué dans la cellule portant une valeur particulière, l’autofiltre n’a conservé visible dans le tableau que les lignes présentant la même information.

Je poursuis alors la saisie des paramètres comme en 5.2³ : ⨀ Tout, ⨀ Fichier, etc.

À retenir :

Dans une base de données, les modifications sont fréquentes. Il suffit de tracer les vagues pour s’y adapter.

La fonction auto-filtre est très puissante. Elle fonctionne parfaitement pour toutes sortes de valeurs. On peut l’enchaîner sur des critères successifs permettant des filtrages complexes.

6.44 Et les assistants ?

Les assistants permettent soi-disant de faciliter le travail. Essayez…