LOW – 31/03/2018 – 2

Plan de la fiche

Présentation

1. Théorie

1.1 Le sommaire automatique

1.2 Une structure hiérarchisée dans le document

2. Mettre en place le sommaire automatique

2.1 Déclarer la structure

2.2 Personnaliser les styles de titres

2.21 Les titres de la catégories ‘styles de texte’

2.22 Les titres de la catégorie ‘styles personnalisés’

2.23 Précisions sur le styles de titres

3. Utiliser le sommaire automatique

3.1 La fenêtre du navigateur

3.2 Afficher un passage à partir de son titre

3.3 Retrouver le point d’insertion

3.4 Déplacer un titre et son contenu

3.5 Changer le niveau d’un titre

3.6 Insérer un titre et sa page comme des renvois

3.7 Documents PDF avec sommaire automatique

3.8 Numérotation automatique des titres

Conclusion

Préalables

2.3 Les styles

2.5 Les listes 

Présentation

Après les styles, ce chapitre est sans doute un des plus importants pour ceux qui ont à produire des documents avec un plan sur plusieurs niveaux. Le plan, qu’on appelle aussi sommaire, structure ou squelette, est essentiel pour la compréhension du texte. Avec le sommaire automatique, LibreOffice nous offre une fonctionnalité très riche.

Je commencerai par une présentation théorique, histoire de bien poser le contexte. Dans un deuxième temps, nous verrons comment mettre en place ce sommaire. Enfin, point par point, nous verrons comment l’utiliser pour en tirer le meilleur profit.

1. Théorie

1.1 Le sommaire automatique

Imaginez un document comme un rapport, composé de paragraphes emboités sur plusieurs niveaux. Imaginez la table des matières de ce rapport présentant les titres de paragraphes comme une liste hiérarchisée, les différents niveaux apparaissant avec un retrait propre. Imaginez enfin que cette table est automatiquement mise à jour à chaque création ou modification de titre. Vous l’avez rêvé. LibreOffice l’a fait.

Chaque ligne du sommaire est un lien vers le titre. C’est intéressant pour se promener dans le document, surtout s’il est long.

Dans ce sommaire, je peux aussi déplacer un titre : le texte du document est remanié en conséquence. Je peux aussi jouer sur le niveaux, passer un paragraphe de niveau 3 en niveau 2, avec tous ses sous-niveaux.

Encore plus fantastique, la mise en place de ce sommaire est un jeu d’enfant. Et cerise sur le gâteau, si le document venait à être exporté en format PDF, le sommaire avec ses liens vers les titres, suit le document et reste accessible sous PDF. Les lecteurs apprécient, et on les comprend.

1.2 Une structure hiérarchisée dans le document

La structure hiérarchisée du document est équivalente à celle d’une liste comme on l’a vu ici : 2.5 Les listes.

Exemple de document présentant une structure hiérarchisée :

Chapitre 1

Texte

Paragraphe 1

texte

Paragraphe 2

texte

Sous-paragraphe 1

texte

Sous-paragraphe 2

texte

Paragraphe 3

texte

Chapitre 2

texte…

Les chapitres sont au niveau 1, les paragraphes au niveau 2 et les sous-paragraphes au niveau 3. Le texte qui suit chaque titre est hors niveau, mais il reste attaché à son titre. A priori, le nombre des niveaux est illimité, mais LibreOffice les limite à 10.

On peut dire que le sommaire affiche les niveaux en prenant comme libellé leur titre. Il faut donc relier chaque titre à un niveau. Ce que LibreOffice fait tout simplement dans la gestion des styles de type Paragraphe pour chaque titre dans l’onglet | Plan et numérotation |.

Néanmoins, tout ce système doit être déclaré au niveau du document.

2. Mettre en place le sommaire automatique

2.1 Déclarer la structure

Cette première opération a pour but de définir le cadre du sommaire automatique. Autrement dit, l’utilisateur indique à LibreOffice que son document est structuré et qu’il peut de ce fait produire un sommaire automatique.

Accessoirement, cette opération permet dans la même fenêtre, d’organiser la numérotation automatique des chapitres. C’est une autre question que je laisse de côté pour le moment.

Pour créer la structure, je commence par déclarer le niveau 1.

En posant {Titre 1}, je pose un titre standard que je peux modifier bien entendu. Je pourrais poser n’importe quel autre style de type Paragraphe visible dans le combo.

Pour tous les niveaux que je veux utiliser, je pose un titre comme pour le niveau 1 : Titre 2, Titre 3, etc. Si je n’ai besoin que de 6 niveaux dans mon document, je pose, au niveau 7 et suivants : {Aucun}.

Si je fais cette opération avec un document dans lequel j’ai utilisé des titres avec les styles posés ici, je peux afficher mon sommaire automatique. C’est magique.

2.2 Personnaliser les styles des titres

Après avoir défini la structure, je précise maintenant comment celle-ci est posée concrètement dans le document. Naturellement, ce sont les titres qui vont définir cette structure. Ces titres doivent simplement être formatés avec des styles (de type Paragraphe comme on l’a vu ici : 2.33 Les styles, gestion du type Paragraphe). Cependant, il faut bien comprendre une distinction qui a son importance. Les styles de titres se répartissent en deux catégories :

• la catégorie ‘style de texte’
• et la catégorie ‘styles personnalisés’.

Entrons dans le détail.

2.21 Les titres de la catégorie ‘style de texte’

Les styles de cette catégorie sont fournis avec le système ; tout en étant personnalisables par modification classique. Leur particularité essentielle : dans la définition de la structure (vue au paragraphe précédent), ce sont eux qui sont accessibles pour définir le style de paragraphe associé à un niveau. Les intitulés des niveaux de la structure déclarée sont piochés dans leur liste.

Dans leur gestion, ils présentent une particularité. Prenons par exemple le style Titre 1 (ce style a été déclarée dans la Numérotation des chapitres comme style de niveau 1) :

Les informations de ces deux zones sont inaccessibles car elles ont été définies dans la structure comme on l’a vu ci-dessus ; elles sont modifiables dans la gestion de cette structure, mais pas ici. Voilà ce qui caractérise les titres Styles de texte, entendez Styles définissant la structure du document.

2.22 Les titres de la catégorie ‘styles personnalisés’

Ces titres sont des styles complètement paramétrables par l’utilisateur. Mais chez eux, les deux zones que nous venons de voir sont accessibles.

♪ Niveau de plan : la réponse apporté ici correspondra à un des niveaux paramétrés dans la Numérotation des chapitres.

Je peux, bien évidemment, utiliser un titre qui ne soit relié à aucun niveau. Je réponds alors ici : {Corps de texte}.

Style de numérotation : en répondant Aucun, j’indique ici que le style de numérotation à prendre est celui paramétré pour ce niveau dans la Numérotation des chapitres.

Vous comprenez pourquoi vous devez commencer comme je l’ai fait dans ma présentation, par la Numérotation des chapitres avant de terminer par le paramétrage des styles de titres : les informations nécessaires sont en place.

2.23 Précisions sur les styles de titres

1. Je peux considérer l’association des niveaux et des styles de la catégorie Styles de texte comme un minimum tout à fait satisfaisant à la fois pour la présentation des titres et pour la gestion de la structure. Quitte à, nous l’avons vu, personnaliser ces styles.

2. Toutefois, les styles personnalisés apportent une possibilité supplémentaire, très intéressante : je peux déclarer plusieurs styles de titres, différents, attachés au même niveau de la structure.

Je prends un exemple pour faire comprendre cette particularité géniale. J’ai réalisé un rapport important avec une structure et des titres associés pris dans les Styles de texte personnalisés. J’ai plusieurs annexes à fournir avec une structure qui se coulera dans celle du document. Seulement, je veux que les titres dans ces annexes se présentent différemment de ceux du document. Dans le document, ils sont calés à gauche, dans l’annexe, je les veux calés à droite. Solution :

Dans mon document, j’utilise les styles de texte Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc. Dans mes annexes, je vais utiliser les styles personnalisés Titre 1A, titre 2A, Titre 3A, etc. Pour créer le style Titre 2A par exemple :

Précision : la zone Style de numérotation permet de rentrer, éventuellement, un style de type Liste. En posant Aucun(e) comme dans l’exemple, je demande que le numéro associé au titre (s’il existe) soit stylisé comme décrit dans le paramétrage de la structure pour le niveau 2.

3. Utiliser le sommaire automatique

Le sommaire automatique a de multiples utilisations. Je peux me  positionner dans mon document à partir du sommaire, intervenir directement dans le sommaire pour modifier la structure ou la séquence de vos paragraphes. L’existence d’un sommaire peut me permettre aussi de mettre dans mon texte des informations variables concernant les chapitres (titre, page).

Avant de reprendre ces utilisations en détail, je présente la fenêtre du Sommaire automatique que LibreOffice appelle aussi le Navigateur.

3.1 La fenêtre du Navigateur

La fenêtre du sommaire automatique, appelée aussi Navigateur, se déplace et se gère comme celle des styles ([F5]). C’est expliqué ici : 1.2 Lancer et découvrir LibreOffice, § 3.41 Le sommaire automatique.

Cette fenêtre gère les titres et tous les objets particuliers contenus dans le document (tableaux, cadres, images, etc.). Dans la présentation rapide qui suit, je m’attache exclusivement aux titres.

En pied de fenêtre, un combo permet de choisir le document dont le sommaire doit être affiché. Par défaut, c’est le document actif. Si plusieurs documents sont ouverts, ce combo permet de passer d’un document à l’autre.

En tête de fenêtre, une batterie de boutons, disponibles suivant le contexte.

Première rangée :

♥ Boussole [Navigation]♥ : permet de sélection le type de sommaire à afficher. Pour les titres, le symbole est un A entouré d’un cercle. Sélection par défaut.

♥ Flèche en haut sur grille / Flèche en bas sur grille [… Précédent/ …suivant]♥ : permet de passer d’un objet sélectionné au précédent ou au suivant. La cible atteinte est sélectionnée à son tour et le texte correspondant est visible dans la fenêtre principale.

♪ NNN : permet de passer d’une page à l’autre dans le document ou d’aller directement à la page dont le numéro est saisi ici.

♥ Lien [Mode Glisser]♥ : il s’agit d’un menu qui permet de choisir le résultat d’un déplacement d’objet à partir du navigateur dans le texte : hyperlien, lien ou copie. Je laisse Hyperlien sélectionné par précaution (un bug particulièrement vicieux est attaché à Lien).

♥ Flèches doublées montantes et descendantes [Déplacer… vers le haut/Déplacer… vers le bas] : à partir d’un titre sélectionné dans la liste, le déplace vers le haut ou vers le bas. Tout le contenu sous le titre (jusqu’au titre suivant de même niveau) est déplacé. Le document s’affiche sur ce titre.

Sur la rangée du bas :

♥Fenêtre avec double flèche [Réduire la navigation à ce type de contenu]♥ : le contenu en question est celui sélectionné avec la boussole. Permet d’avoir une liste simple.

♥[Pense-bête]♥.

♥[En-tête]♥, ♥[Pied-de-page]♥ : permet de se positionner, dans le document, dans l’en-tête ou le pied-de-page de la page où figure le titre sélectionné dans la liste.

♥Thermomètre [Niveaux de titre affichés]♥ : la sélection permet de limiter l’affichage du sommaire jusqu’au niveau sélectionné.

♥Double flèche horizontale, à gauche, à droite [Hausser d’un niveau/ Abaisser d’un niveau]♥ : permet de changer le niveau du titre sélectionné. Les sous-niveaux suivent le mouvement. Le style des titres impactés par ce changement est modifié pour être adapté à leur nouveau niveau. Le document s’affiche à la page du niveau impacté.

Dans la liste :

▼ sur un titre : le sélectionne en vue d’une opération avec les boutons d’en-tête ;

▼▼ sur un titre : affiche la page du document où est ce titre. C’est un excellent moyen pour se déplacer dans le document.

▼►▲ sur un titre pour le poser ailleurs dans la liste. Comme les déplacements avec les boutons, tout ce qui suit le titre jusqu’au titre suivant de même niveau, le suit. C’est un excellent moyen pour restructurer rapidement et sûrement un texte. Pendant le déplacement, le titre en mouvement est matérialisé par une ligne horizontale qui facilite son positionnement.

3.2 Afficher un passage à partir de son titre

Le sommaire automatique permet de lire la structure facilement comme une table des matières dynamique, toujours à jour, où chaque ligne est un lien vers le titre correspondant dans le texte.

Quand je double-clique sur un titre dans le sommaire, le document s’affiche dans la fenêtre du traitement de texte, au mieux, à partir de ce titre cliqué.

3.3 Retrouver le point d’insertion

Le point d’insertion peut être perdu à la suite d’un affichage déroulant du texte. Je peux le retrouver à partir du sommaire automatique.

Le titre d’un paragraphe est sélectionné quand le point d’insertion est posé dans ce titre ou dans son paragraphe associé.

Ça ne marche pas, évidemment, si j’ai limité le nombre de niveau affiché (voir ci-dessus, Thermomètre) et si le point d’insertion est présent dans le paragraphe d’un niveau non affiché.

3.4 Déplacer un titre et son contenu

Dans le sommaire, je peux déplacer une ligne en la faisant glisser où je veux, ailleurs dans la structure, en veillant à rester à l’intérieur de la fenêtre du sommaire.

La ligne que je déplace est matérialisée très clairement pendant son déplacement, par un trait entre les lignes. Cette opération est beaucoup plus rapide et précise qu’une sélection par couper/coller directement dans le texte.

Dans ce déplacement, c’est le niveau sélectionné au complet qui est déplacé, c’est-à-dire le niveau (titre et texte dessous) avec ses sous-niveaux inclus.

Ce déplacement peut aussi être fait en sélectionnant une ligne et en activant les boutons Déplacer… vers le haut/Déplacer… vers le bas.

Ce déplacement ne change pas la profondeur du niveau déplacé. Par exemple, si la ligne déplacée était au 4^e niveau, et qu’elle est posée sous un niveau 2, elle restera en niveau 4. D’où l’intérêt de pouvoir changer les niveaux.

3.5 Changer le niveau d’un titre

Je peux modifier le niveau d’un titre, à l’intérieur du document, en changeant son style. Je peux aussi le faire dans le sommaire :

Important : Dans cette opération de changement de niveau, le décalage latéral du titre dans le sommaire, qui traduit la profondeur du niveau, est adapté au nouveau niveau. Le style du titre ainsi décalé est modifié pour être remplacé par le style du nouveau niveau ; et il en est de même pour tous les titres des sous-niveaux : ils sont décalés de la même manière et leur style est modifié en conséquence.

Cette opération est donc particulièrement puissante.

3.6 Insérer un titre et sa page comme des renvois

Dans un document, il arrive qu’on fasse référence à un paragraphe situé ailleurs. L’idée est de pouvoir mettre le titre de ce paragraphe, non pas en dur, mais comme une variable. De la sorte, si le titre de ce paragraphe venait à être modifié ultérieurement, la référence présenterait la modification. Partant de là, il serait intéressant, aussi, de pouvoir mettre par exemple, la page où se trouve ce titre dans le document, information susceptible de varier elle aussi en cours de rédaction. Posée en variable, cette information serait mise à jour automatiquement.

LbreOffice permet ces insertions. Comment faire ?

Je prends un exemple avec un paragraphe titré Référence-a.

Nous reviendrons en détail sur les champs ici : 2.7 Les textes répétitifs, §  1. Les champs.

Pour vérifier qu’il s’agit bien de champs et non de texte en dur, [Ctrl+ F8] qui agit en bascule, affiche les champs sur fond grisé : c’est le cas pour Référence-a qui vient d’être ajoutée et le numéro de page après « p. « .

Et pour vérifier que ce sont bien des variables, je vais aller modifier le titre en Référence-b et poser un saut de page avant. En revenant à mes insertions, je constate que le titre est désormais Référence-b et que le numéro de page à changé.

Tant pour moi, en cours de rédaction, que pour mes lecteurs ensuite, j’utilise pour ces champs un style particulier de type Caractère (police différente, légèrement plus petite).

3.7 Documents PDF avec sommaire automatique

Il est possible de générer un document PDF à partir d’un document LibreOffice. C’est expliqué ici : 1.7 Quelques astuces, § 2. Générer un PDF à partir d’un document.

 

Pour accéder au sommaire automatique dans le document PDF, dans les icônes de tête : ▼ ♥ Ruban vertical échancré vers le bas [Signets : atteindre les éléments…]♥. Le sommaire s’affiche.

De plus, si j’ai posé des champs comme ci-dessus Référence-a et sa page, ces renvois fonctionnent aussi.

3.8 Numérotation automatique des titres

Nous avons vu cette possibilité au début lors de la déclaration de la structure. Le paramétrage de cette numérotation automatique ne pose pas de problème particulier. Elle ressemble en effet au paramétrage des listes numérotées (2.5 Les listes).

J’utilise cette possibilité rarement. La présentation des numéros complexes (composés des numéros d’items des niveaux précédents) n’est pas assez souple dans son paramétrable, et c’est bien dommage.

Conclusion

Pour ceux qui sont convaincus que la clarté de la structure est importante pour la compréhension d’un document, le sommaire automatique sera une évidence. Que ce soit pour la composition du texte ou pour sa lecture, nous avons là un outil d’une grande puissance. Sa mise en œuvre est simple. L’extension en PDF est particulièrement géniale.

Informations complémentaires

Liens

BPMI 1.2 Lancer et découvrir LibreOffice

1.7 Quelques astuces

2.33 Les styles, gestion du type Paragraphe

2.5 Les listes

2.7 Les textes répétitifs

2.9 Table des matières