LOW – 20/04/2018 – 2

Logiciels et version

LibreOffice : 5.3.7.2

Plan de la fiche

Préalables

4.3 Composer des cartes de visite

4.4 composer des étiquettes adresses

Présentation

J’appelle mailing personnalisé, une opération qui produit, au niveau du traitement de texte, une suite de documents personnalisés en vue de leur impression. Le mailing s’appuie sur un document contenant outre du texte classique, des champs d’une base de données. Ces champs peuvent être des informations d’identité, et tout message. Lors de l’impression du document, le texte matrice est répété pour chacun des enregistrements sélectionnés de la base de données utilisée. Les champs sont remplacés par les valeurs lues dans la base pour chaque enregistrement.

LibreOffice propose des assistants pour l’impression des mailings ou leur envoie par courriel. Ces assistants se moulent dans des organisations présupposées, qui ne sont pas nécessairement celles de tout le monde. Voici la procédure que j’utilise.

1. Position du problème

Je veux adresser à une liste de destinataires, une lettre d’information qui sera très personnalisée :

Je veux mettre le titre, le nom et le prénom, l’adresse postale complète en tête de page pour utiliser des enveloppes à fenêtre.

Pour l’adressage initial (par exemple, ‘Cher Monsieur’), je veux utiliser une formule particulière à chacun.

Le texte comprend un premier passage commun à tous les destinataires. Je veux pouvoir lui ajouter, selon les destinataires, un, deux ou trois messages (A,B et C). Chacun de ces messages sera identiques pour tous ceux qui les recevront.

Enfin, je veux conclure par une formule de salutation personnelle propre à chaque destinataire.

2. Construction de la base de données

Pour la réalisation du mailing, je commence par créer une base de données dans une feuille de classeur LibreOffice Calc.

J’appelle cette feuille Liste_envoi. Le classeur s’appelle Mailing_1. Il est enregistré dans Mon_dossier.

Dans la feuille Liste_envoi, je crée les colonnes nécessaires.

• Vague : pour suivre les modifications successives de la base ;
• Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2, CDP, Ville, Tel, Courriel : informations classique d’identification ;
• Adressage : pour mettre en tête du texte ; exemple : ‘Cher Monsieur’ ;
• Message_A, Message_B, Message_C ;
• Salutation, exemple : ‘Avec mes meilleures salutations’.

Soit une quinzaine de colonnes.

Je respecte une harmonie dans les titres de colonne. Ce sera le nom des champs que je vais insérer dans mon document :

• Initiale en majuscule, le reste en minuscules ;
• Pas d’espace, remplacée par « _ ».

Je remplis mon tableau, récupérant des informations par copier/coller, répétant par copie les contenus identiques.

Quand je considère que ma Liste_envoi est prête, je passe à la rédaction de mon texte.

3. Préparation du document

Je crée un nouveau document classique à partir d’un modèle éventuellement.

Avant d’entrer dans la composition, je change sa base de données : c’est-à-dire que je vais déclarer Mon_dossier/ Mailing_1/ Liste_envoi comme base de données associée à ce document. La méthode est identique à celle vue pour les étiquettes adresses.

Ensuite, je tape mon texte, insérant quand c’est le moment un champ avec la fenêtre [Ctrl+ F2].

Ici, je n’ai pas besoin d’insérer une commande Enregistrement suivant. La fin de page qui à l’impression va déclencher le changement de feuille, va déclencher aussi dans le déroulement de la liste des destinataires, le passage à l’enregistrement suivant.

4. Génération du fichier

L’opération est analogue à la génération du fichier des étiquettes adresse. Avec toutes les possibilités que nous avons vues en détail.

5. Prolongements mailing par courriel

LibreOffice Writer propose un assistant pour faire des mailings par courriel qui ne m’a pas convaincu.

J’utilise personnellement Mail Merge avec Thunderbird qui fonctionne de la même manière avec des textes alternatifs sous condition, ce qui permet de faire tout ce que l’on veut. Je présente cette solution en détail ici : BPMI – 4.7 Les mailings par courriel.