2.4 Les notes en bas de page

LOW – 31/03/2018 – 2

Plan de la fiche

Présentation

1. Gérer les notes

1.1 Qu’est-ce qu’une note ?

1.2 Que signifie « Gérer les notes ? »

1.3 Une stratégie de notes

1.4 Les options de LOW

1.5 Ma stratégie personnelle de notes

1.6 Méthode

2. Paramétrer le système de notes

2.1 J’accède à la fenêtre de paramétrage

2.2 Le numéro de note

2.3 Les mises en forme

2.4 Modification des styles par défaut

3. Construire la zone des notes en bas de page

3.1 Positionnement dans la page

3.2 Séparation

4. Poser un appel de note dans le texte

4.1 Méthode de base

4.2 Raccourci-clavier

4.3 Autres menus

4.4 Où poser l’appel de note

4.5 Comment poser l’appel de note

4.6 Déplacer une note

4.7 Supprimer une note

4.8 Appeler une note existante

5. Rédiger une note

6. Prolongements

6.1 Documents PDF

Préalables

2.3 Les styles

Présentation

Gérer les notes de bas de page ou de fin de document commence par définir sa stratégie éditoriale pour ensuite s’adapter aux fonctionnalités du logiciel. Sur ce point, les concepteurs ne semblent pas avoir œuvré avec leur sagesse habituelle. Nous y remédierons.

1. Gérer les notes

1.1 Qu’est-ce qu’une note ?

Une note est un hors-texte appelé à partir du texte principal par un appel de note. Dans les textes simples, les notes sont absentes. Dans un rapport, un dossier technique, les auteurs recourent aux notes pour indiquer un prolongement hors sujet, une référence bibliographique, une référence interne. Dans les essais, les notes sont souvent aussi importantes que le texte principal et les auteurs s’imaginent que les lecteurs les lisent toutes. De la sorte, deux récits se font concurrence et cette attitude est dommageable pour le confort de lecture et la compréhension de l’ensemble.

1.2 Que signifie « gérer les notes » ?

De cette diversité de situations, il ressort plusieurs modes de gestion des notes. Les notes sont toujours appelées à partir du texte principal avec un numéro. Ce numéro peut appartenir à une séquence globale au document, propre à la partie ou au chapitre (le numéro redémarre à 1 en début de nouveau chapitre) ou propre à la page (le numéro redémarre à 1 à chaque nouvelle page). Dans les documents en ligne (y compris les documents PDF créés par exportation d’un document en traitement de texte), l’appel est un lien vers la note ; dans les documents papiers, il est important de localiser les notes dans un espace connu du lecteur pour lui permettre de les retrouver facilement.

Les notes sont donc regroupées soit en bas de page, soit en fin de chapitre ou de partie, soit en fin d’ouvrage.

Les notes sont destinées au lecteur ; elles font partie intégrante du document. Il ne faut pas les confondre avec les commentaires qui sont aussi du hors-texte, mais à l’intention des auteurs, et généralement cachés aux lecteurs.

1.3 Une stratégie de notes

Pour déterminer son système de notes, de mon point de vue, il est nécessaire d’être clair sur plusieurs points.

  • Le contenu des notes : répondre à la question « Pourquoi j’utilise les notes ? » Personnellement, je préconise trois usages pour les notes :
    • les références bibliographiques,
    • les références internes au document,
    • les prolongements hors sujet.
  • Le respect du lecteur : le lecteur ne doit pas avoir l’obligation de lire toutes les notes.
  • La facilité d’accès se joue sur deux tableaux : la numérotation et l’emplacement.
    • La numérotation doit donner concrètement une plage de numéros à deux chiffres maximum ; ce qui revient, le plus souvent, à prendre une séquence par chapitre.
    • L’emplacement doit permettre au lecteur de trouver la note rapidement ; le plus simple est donc le bas de page.

1.4 Les options LibreOffice Writer

Compteurs

LOW permet trois compteurs, indépendants de la localisation des notes :

  • un compteur appelé Notes en bas de page,
  • un compteur appelé Notes en fin de document,
    • pour chacun de ces deux compteur, les numéros de notes sont calculés automatiquement par le système en fonction de la position des appels dans le texte. Les numéros se suivent de 1 en 1.
  • une numérotation exceptionnelle avec des caractères choisis au moment de l’appel. Dans ce cas, il serait plus judicieux de parler d’une liste de numéros plutôt que de compteur.

Le nom de ces compteurs est indépendant de la position des notes, ce qui prête à confusion. LOW permet donc d’utiliser simultanément deux compteurs automatiques et une liste de numéros manuels.

Comptages

J’appelle comptage, le mode de remise à zéro d’un compteur. Il s’agit, bien évidemment, que des compteurs automatiques. LOW distingue trois comptages :

  • par page : le numéro de note démarre à 1 à chaque nouvelle page ;
  • par chapitre : le numéro de note démarre à 1 à chaque nouveau chapitre. Cela nécessite que le document soit structuré en niveaux et que le chapitre soit considéré de niveau 1, affiché avec un style de niveau 1. Voir 2.6 Le sommaire automatique.
  • par document : la séquence se déroule sur tout le document.

Position des notes

LOW propose trois positionnements des notes en fonction des compteurs.

  • en bas de page pour le compteur automatique Notes en bas de page et pour le compteur manuel,
  • en fin de document, sur une ou plusieurs pages spécifiques pour ces mêmes compteurs,
    • Ces deux positionnements s’excluent : il faut choisir ; mais il est possible de changer d’option sans perdre les notes existantes ;
  • en fin de document, sur une ou plusieurs pages spécifiques pour le compteur automatique Notes en fin de document.

Ce système est source de confusion. Je l’expose par souci d’inventaire. Nous allons simplifier l’approche sans tarder.

Système de numérotation

Pour chaque compteur automatique, LOW propose un grand choix de numérotation (chiffres arabes, romains majuscules ou minuscules, lettres, etc.). Cette numérotation est constante pour tout le document, quel que soit le comptage.

1.5 Ma stratégie personnelle de notes

Mon souci est de vous permettre d’utiliser les notes le plus simplement possible.

Voici mes options :

  • Un seul compteur automatique : Notes en bas de page. Je lis beaucoup et pourtant, je n’ai jamais rencontré deux compteurs automatiques de notes dans un ouvrage. Le compteur Notes en fin de document est donc inutile. Je n’en parlerai pas davantage.
  • Un comptage par chapitre : cette option n’est pas critique. Elle évite des numéros de notes à 3 chiffres. Elle renforce l’autonomie du chapitre dans la structure globale.
  • Un positionnement en bas de page : option non critique aussi ; pour faciliter la lecture.
  • Une numérotation en chiffres arabes.

Je vais donc exposer comment mettre en place et utiliser un système de notes à partir de ces quatre options. Il vous sera très facile, après étude, d’appliquer vos propres options.

1.6 Méthode

Dans la mise en place d’un système des notes, il y a quatre étapes essentielles :

1. Paramétrer le système de notes en fonction des options prises ;

2. Construire la zone des notes ;

3. Poser un appel de note dans le texte principal ;

4. Rédiger la note correspondant à un appel de note.

Ces quatre étapes doivent être déroulées dans tout nouveau document. Pour simplifier ce travail, il est possible d’utiliser des modèles ou des matrices.

2. Paramétrer le système de notes

2.1 J’accède à la fenêtre de paramétrage

Dans Menu : ▼ OutilsNotes de base de page / de fin… <[Paramètres des notes de bas de page / de fin];

| Notes de bas de page |;

(Cet onglet gère le compteur automatique Notes en bas de page);

(Important : pour être plus clair, je ne prends pas nécessairement les entrées dans l’ordre présenté );
Numérotation automatique

Position : Fin de page – (Fin de document);
Comptage  : (par page) – par chapitre – (par document);
Numérotation : 1, 2, 3… (; a, b, c… ; …) ;

2.2 Le numéro de note

C’est un élément clé du système. Un détour s’impose.

Chaque fois que je vais insérer une note dans mon document, le système va chercher la dernière note existante.

Si la numérotation se fait par Document, et si aucune note n’a été créée avant celle que je crée, celle-ci prendra le numéro indiqué à Commencer avec. Sinon, le système calcule le numéro en ajoutant 1 au numéro de la précédente. Si je déplace le passage avec cette note, le système renumérote automatiquement toutes les notes du document. Si je supprime une note, le système renumérote les notes suivantes.

Si la numérotation se fait par chapitre, les calculs sont identiques à cette réserve près que pour la première note d’un chapitre, le numéro est mis à 1. Idem pour la numérotation par page : le numéro est remis à 1 à chaque nouvelle page.

Ces calculs sont indépendants de la forme des numéros (chiffres arabes ou romains, lettres, etc.) et de la place des notes (en bas de page ou en fin de document).

2.3 Les mises en forme

C’est ici que se paramètrent les diverses mises en forme nécessaires dans la gestion des notes. Pour  les notes posées en fin de page, trois styles sont utilisés. Je rappelle qu’un style est un ensemble de paramètres appliqué à un caractère, un paragraphe ou une page qui joue sur sa présentation ou son contexte.

  • Ancre de note de bas de page,
  • Caractères de note de bas de page,
  • Notes de bas de page.

Je garde ces styles par souci de simplification.

Nous laissons les styles proposés par défaut


Styles de caractères
Zone de texte : Ancre de note de bas de page ; (…); (pour l’appel de note);

Zone de la note de bas de page : (…); Caractère de notes de bas de page ; (pour le numéro dans la note);
Styles
Paragraphe : (…); Notes de bas de page ; (…) ; (pour le texte de la note);

Présentation du numéro de note dans la note


Numérotation automatique (je remonte au premier panneau)
Avant : {[}, ♪ Après : {]}

Je saisis ici ce qui sera posé avant et après le numéro de note affiché dans la zone de notes devant la note en début de note ; on voit parfois le numéro de notes entre crochets (exemple en saisie). Il est dommage que LibreOffice n’ait pas eu la même sollicitude pour l’appel de la note, mais je proposerai une astuce plus loin.

Notes très longues

Indication de suite
Fin de la note : {…}  ;
Début de la page suivante : {…}  ;
▼ ◄ OK ►.

Quand une note est trop longue pour tenir sur la page qui l’a appelée, elle se poursuit sur la ou les pages suivantes.

La Fin de la note est posé à la fin du texte de la première page.

Le Début de la page suivante est posé au début de la suite de la note sur la page suivante. Dans l’exemple, je pose les trois points de suspension aux deux endroits.

2.4 Modification des styles par défaut

Ayant gardé les styles proposés par défaut, je vais maintenant les personnaliser. Pour chaque style, j’appelle la fenêtre Styles et formatage avec [F11], je précise le type de style en cliquant sur son icône, et j’appelle la modification avec ▲ sur le style dans la liste.

Style Ancre de note de bas de page

Style de type Caractère : par défaut, il formate le numéro d’appel de note posé dans le texte principal. On appelle ce numéro une ancre car la note est ancrée au texte à cet endroit.

Je modifie ce style pour l’adapter à mes options :

  • Je choisis la même police et la même taille que celles du style standard de mon document ;
  • En | Position | : Exposant (- normal – indice).

Style Caractères de note de bas de page

Style de type Caractère : par défaut, il formate le numéro de la note, affiché dans la zone de notes, devant la note (et les caractères posés avant et après). Il peut donc se présenter différemment du numéro d’appel.

Je modifie ce style pour l’adapter à mes options :

il est identique au style standard du document. Je réduis seulement sa taille de police de 2 points environ.

Style Notes de bas de page

Style de type Paragraphe : par défaut il formate le texte des notes.

Voilà comment je le personnalise :

(le point d’insertion est dans le texte d’une note)

| Police |
Police : (identique à celle du style de type paragraphe utilisé comme style standard pour le texte de la page) ;
Style : normal ;
Taille : (inférieure de 2 points à celle de la police Standard ) ;
| Retraits et espacement |
Retrait
Avant le texte : 0,50 cm (ou 0,90 si le numéro de note peut avoir 2 chiffres) ;
(aligne le texte de la note sur la gauche ; ce supplément de marge permet de poser le numéro de la note avant cet alignement) ;
Première ligne : -0,50 cm (-0,90) (identique à Avant le texte, mais en négatif, pour poser le numéro de la note avec ses délimiteurs) ;
Espacement 
Au-dessus du paragraphe : 0,05 cm ;
Au-dessous du paragraphe : 0,05 cm (espace entre deux notes, réparti dessus et dessous ; facilite leur repérage et leur lecture) ;
▼ ◄ OK ►.
(Ce paramétrage n’a rien d’original par rapport aux autres paramétrages de style de type Paragraphe).

3. Construire la zone des notes en bas de page

Nous avons organisé le fonctionnement du système de notes. Dans ce paragraphe, nous allons construire la zone des notes en bas de page.

3.1 Positionnement dans la page

J’ai donné ici (2.2 En-têtes et pieds-de-page, § 1.2 Zones successives d’une page) la structure verticale d’une page. La zone Notes de bas de page est posée par le système à la suite du texte principal, avant la zone Pied-de-page. Elle commence par un espacement qui sert de séparation. De même, la zone Pied-de-page commence, elle aussi, par un espacement.
Les zones En-tête et Pied-de-page sont généralement stables dans leur hauteur. La zone de Notes en bas de page est aléatoire, et dans sa présence et dans sa hauteur.

Le paramétrage de cette zone se fait dans le paramétrage de la page, comme pour les En-têtes et Pieds-de-page.

(Mon-document est affiché; le point d’insertion est dedans);

Dans Menu : ▼ FormatPage… <[Style de page: Style par défaut];

▼ | Notes de bas de page |;
Zone de notes de bas de page

⨀: (Hauteur maximale de la page –) Hauteur maximale de la note ;

Ce choix par boutons radio est simple : soit j’autorise la zone à occuper toute la page, et dans ce cas, à la limite, je pourrai avoir une page avec uniquement des notes sans texte principal ; soit je limite la taille de la zone Notes de bas de page en indiquant ensuite sa hauteur :


♪ : NNN cm ou % (hauteur maximale de la note);

Le système organise l’espace au mieux. Il ne faut donc pas craindre de mettre une valeur de l’ordre de 50% ou plus de la hauteur de la page. Quand les notes de la page ne tiennent pas dans la zone Notes de bas de page, les notes se poursuivent sur la ou les pages suivantes.

Je précise enfin la hauteur de l’espace entre le texte principal et la zone Notes de bas de page :

Espacement du texte : NNN cm ; (l’espacement (1), voir ci-dessous);

Précision : cet espacement n’est posé qu’avec la zone Notes de bas de page. en son absence, il n’y aura pas d’espacement.

3.2 Séparation

Pour être le plus clair possible, petit rappel des zones successives dans la zone Notes de bas de page, du haut vers le bas :

  • l’espacement (1) avec le texte principal ,
  • le trait de séparation éventuel et son espacement (2) après,
  • les paragraphes successifs (un paragraphe par note).
    • Le paramétrage des paragraphes permet de définir, verticalement, un  espacement avant (3) le texte de la note proprement dit,
    • et un espacement après (4).

Ces quatre espacements existent, éventuellement avec une hauteur nulle. Encore faut-il savoir où les définir pour éviter tâtonnements ou approximation.

L’espacement (1) est défini dans les paramètres de la page : | Notes de bas de page | ‡ zone de notes de bas de page ‡ ♪ Espacement du texte. (voir ci-dessus).

L’espacement (2) est défini avec le trait de séparation dans le même onglet, présenté ci-après.

Les espacements (3) et (4) sont définis dans le style de type paragraphe Notes de bas de page : | Retraits et espacements | ‡ Espacement ‡ ♪ Au-dessus du paragraphe, ♪ Sous le paragraphe.

Continuons notre paramétrage.

Trait de séparation (ce pavé est une merveille de composition paramétrée adaptée à son objet) ;
Position : (À gauche ; Centré ; À droite) ; (dans la zone d’impression, indique où va se positionner le trait de séparation) ;
Épaisseur : (0,00 pt – 0,50 pt – … ); (0 correspond à un tiret invisible) ;
Longueur : NNN % ; (Par rapport à la largeur de la zone d’impression) ;
Couleur du trait : xxx ;
Espacement entre le trait et le texte : NNN cm ; (l’espacement (2) décrit ci-dessus) ;

▼ ◄ OK ►;

(Ces paramètres ne sont pas critiques; ils ne concernent que l’esthétique de la présentation).

4. Poser un appel de note dans le texte

4.1 Méthode de base

Je précise maintenant comment on pose un appel de note au fil du texte. En fait, cet appel insère un champ original.

(Dans le document, je pose le point d’insertion à l’endroit où je veux voir apparaître le numéro de la note appelée);
Dans Menu : ▼ Insertion Notes de bas de page/de finNote de bas de page ;

(le numéro de la note est posé dans le texte à la place du point d’insertion);

Le point d’insertion se déplace alors dans la zone de notes de bas de page, derrière le numéro de la nouvelle note : il attend la saisie de la note.

Je peux rédiger la note immédiatement ou bien y revenir plus tard.

Le numéro de note au début de la note comporte un lien qui pointe sur le numéro posé en appel dans le texte et réciproquement ; il est donc facile de naviguer entre l’appel et la note correspondante pour la lire ou la modifier.

4.2 Raccourci clavier

LOW ne prévoit pas, par défaut, un raccourci clavier pour l’appel de note. Il est facile d’en créer un dans les personnalisations. C’est expliqué ici : BPMI 4.2 Les raccourcis clavier. Je suggère de prendre [Ctrl+ N].

4.3 Autres menus

Le menu Insertion/ Notes de bas de page/ de fin propose trois choix : 1. Notes de bas de page indiqué ci-dessus, 2. Note de fin et 3. Note de bas de page/ de fin. Précisions.

Note de fin insère une note gérée avec le compteur Note en fin de document ; l’opération est automatique, comme pour le premier compteur automatique. Nous avons exclu ce compteur dans les options de départ.

Note de bas de page/ de fin affiche une fenêtre pour choisir le compteur automatique ou manuel, et quel compteur automatique. Cette fenêtre est révélatrice du flou dans lequel évolue le programmeur…

4.4 Où poser l’appel de note

La question n’est pas anodine.

Généralement, l’appel est posé à la suite du dernier caractère du mot qui suggère la note, ou du dernier mot d’une allusion ou citation nécessitant une référence. Le numéro de note vient en exposant de ce caractère.

Si la citation est entre guillemets, l’appel suit le guillemet fermant.

Si tout un paragraphe est visé par l’appel de note, je pose cet appel à la suite de la ponctuation finale (comme dernier caractère du paragraphe).

4.5 Comment poser l’appel de note

Par convention, je pose entre crochets tout texte qui n’est pas mon texte. C’est valable pour le numéro d’appel de la note et pour le numéro de note dans la note. Je tiens à l’unicité de présentation de la même information.

Voici une astuce pour poser automatiquement un appel de note entre crochets dans le texte. Elle utilise la fonctionnalité des textes automatiques, expliquée ici : 2.7 Les textes répétitifs, § 2. L’auto-texte.

1. Je commence par composer la séquence désirée : je pose le point d’insertion où je veux insérer une note. Je tape une espace normale, une espace insécable ([Ctrl+ Maj+ Espace]), le crochet ouvrant, l’appel de note avec [Ctrl+ N] et le crochet fermant.

  • L’espace normale est nécessaire pour séparer le texte de la séquence du texte automatique .
  • L’espace insécable évite de coller le crochet ouvrant sur le caractère précédant l’appel et en cas de retour à la ligne, d’avoir le numéro entre crochets commençant sur la ligne suivante.
  • L’appel de note ici est la procédure normale pour insérer une note. Je rappelle qu’il s’agit d’un champ, c’est-à-dire d’une variable que le traitement de texte gère comme un caractère, déterminant sa valeur en fonction de son positionnement dans le document.

2. Je sélectionne toute cette séquence en partant de l’espace insécable. Je lui applique le style Caractère Ancre de note de bas de page.

  • Avec [F11], la fenêtre Styles et formatage s’affiche. Je sélectionne le type Caractère. Dans la liste, ▼▼ sur Ancre de note de bas de page. Si j’ai déjà appelé ce style dans le document, le style est disponible dans le combo des Styles à gauche dans Boutons.

3. Toujours avec la sélection active, je charge le presse-papier : [Ctrl+ C].

  • Un texte automatique à créer doit préalablement être chargé dans le presse-papier.

4. Je vais en gestion des textes automatiques et je crée le texte automatique à partir du presse-papier. Je lui donne le code {N}.

5. Je teste le texte automatique en créant un nouvel appel de note bidon dans le texte : après avoir posé le point d’insertion à l’endroit voulu pour ce test, je tape une espace normale, {N} et [F3]. Ma nouvelle note apparaît entre crochets.

  • L’espace normale est indispensable pour faire un appel de texte automatique. Il faut dissocier le texte et le raccourci du texte automatique.
  • {N} [F3] est le geste classique pour poser un texte automatique : raccourci du texte suivi de [F3].
  • Pour les puristes, la séquence commence par deux espaces : l’espace normale peut être supprimée sans souci.

Désormais, dans mon document, je poserai mes notes avec une espace normale, {N} et [F3]. J’obtiendrai alors en exposant un numéro de note entre crochets.

4.6 Déplacer une note

Pour déplacer une note, il suffit de déplacer son appel par couper / coller. Le numéro est recalculé en fonction du nouvel emplacement. La note est transportée automatiquement en bas de la page où se trouve désormais l’appel.

Si la note est entre crochets par application du texte automatique, il est préférable de couper toute la séquence depuis l’espace insécable jusqu’au crochet fermant.

4.7 Supprimer une note

Pour supprimer une note, il suffit de supprimer son appel dans le texte. La note correspondante est effacée et n’apparaît plus dans la zone des notes de bas de page ou en fin de document. La suppression est sans appel (hum..!) ; mais on peut toujours faire [Ctrl+ Z] pour annuler la suppression.

4.8 Appeler une note déjà existante

Il peut arriver qu’on ait besoin de pointer une note existante. Certains livres se distinguent en effet par quelques notes très importantes que l’auteur ne manque pas de signaler à plusieurs reprises.

Il ne s’agit pas ici d’un appel de note proprement dit, mais d’un renvoi sur un champ note de bas de page.

Je préconise pour des raisons esthétiques de poser ce renvoi dans une note, en indiquant non seulement le numéro de la note, mais aussi la page où elle est lisible. Le lecteur appréciera. Ce numéro de page est un champ qui est toujours exact quelles que soient les modifications apportées au texte ensuite.

Les renvois sont expliqués ici : 3.3 Les renvois, § 5. Renvoi sur une note existante. Le renvoi sur une note existante est un exemple détaillé sur cette fiche.

5. Rédiger une note

La note est rédigée comme du texte ordinaire, ce qui n’appelle aucune observation particulière.

6. Prolongements

6.1 Documents PDF

LOW permet d’exporter les documents au format PDF. Il est possible dans le paramétrage de l’exportation de demander Avec les repères des texte. Cette option est très intéressante car elle permet de conserver le lien attaché à l’appel de note qui pointe sur le numéro de la note dans la zone des notes de bas de page, et le lien posé sur ce numéro qui pointe sur le numéro d’appel. De la sorte, même sous PDF, le lecteur peut naviguer entre le numéro d’appel et la note, et réciproquement.

Les renvois, évoqués ci-dessus § 5.8 Appeler une note existante fonctionnent aussi.

Informations particulières

Liens

BPMI 4.2 Les raccourcis clavier

2.2 En-têtes et pieds-de-page

2.6 Le sommaire automatique

2.7 Les textes répétitifs

3.3 Les renvois

 

 

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